Functies vragen om meer dan een functietitel.

Jouw team in beweging: functievorming met impact

Functies worden vaak praktisch ingericht: taken worden verdeeld, een functieomschrijving wordt geschreven en iemand wordt aangenomen. Toch blijkt in de praktijk regelmatig dat een rol niet goed landt in het team. Taken blijven liggen, verantwoordelijkheden zijn onduidelijk of er ontstaat wrijving in de samenwerking.

 

In mijn werk kijk ik daarom niet alleen naar de taken van een functie, maar vooral naar de plek van de rol in het team. Een functie werkt pas goed wanneer duidelijk is wat deze toevoegt aan het team en hoe deze zich verhoudt tot andere rollen.

 

Daarom begin ik bij functievorming niet bij de functie, maar eerst bij het team.

Wanneer functievorming helpend is (en ja, dat schuurt soms even)

  • een nieuwe functie wordt geïntroduceerd maar landt niet goed.

  • rollen en verantwoordelijkheden zijn onduidelijk.

  • taken tussen teamleden blijven schuiven.

  • iedereen werkt hard, maar niemand voelt zich echt verantwoordelijk.
  • een team groeit en de bestaande rolverdeling werkt niet meer.
  • een medewerker krijgt een nieuwe rol (andere functie, promotie etc.).

 

Dit soort situaties ontstaan vaak niet door onwil, maar doordat de plek van een functie in het team niet duidelijk is.

Hoe ik naar functies kijk

 

Bij functievorming wordt vaak direct gekeken naar taken: wie doet wat? In mijn werk neem ik eerst een stap terug.

Ik breng eerst het team in kaart:

  • wat is de opdracht van dit team?
  • welke rollen zijn er al?
  • waar zitten overlap of juist lege plekken?

Van daaruit wordt zichtbaar welke functie werkelijk nodig is en welke taken daarbij horen.

 

Pas daarna kijken we naar de persoon die deze rol vervult.

 

Positiebepaling

Een functie heeft niet alleen taken, maar ook een positie in het team.

Dat betekent dat vragen als deze helder moeten zijn:

  • wie draagt welke verantwoordelijkheid?
  • wie legt verantwoording af aan wie?
  • wie ontlast wie?
  • waar ligt het mandaat?

 

Wanneer deze positie niet duidelijk is, ontstaan vaak spanningen of onduidelijkheid in samenwerking. Door de positie van een functie helder te maken, ontstaat rust en duidelijkheid in het team.

Mijn aanpak

Bij functievorming werk ik meestal in een aantal stappen.

1 – Het team in kaart brengen

We kijken naar de opdracht van het team en de bestaande rollen.

2 – Analyse van taken en rollen

Welke taken horen bij welke functie? Waar zitten overlap of lege plekken?

3 – Positiebepaling

 

We bepalen hoe de rol zich verhoudt tot andere functies in het team.

4 – Inbedden van de functie

We zorgen dat de rol helder wordt in verantwoordelijkheden, samenwerking en mandaat.

Wat het oplevert

 

Wanneer functies helder zijn ingebed in een team ontstaat:

  • duidelijkheid in rollen en verantwoordelijkheden
  • minder wrijving tussen teamleden
  • meer eigenaarschap
  • betere samenwerking
  • rust en focus in het team
Een functie die klopt, maakt het voor mensen makkelijker om hun werk goed te doen en verantwoordelijkheid te nemen.